Für Mittelstand bis Enterprise: Skalieren ohne Komplexität

Intelligente E-Mail Automatisierungfür smarten Customer Service

Unsere Omnichannel AI Agent Plattform automatisiert eingehende E-Mail Anfragen mithilfe von KI.
Verkürzen Sie so Wartezeiten und steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Check Icon Kein dediziertes IT-Team nötig
EU Icon DSGVO-konform & Hosted in EU
Germany Icon Made in Germany
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E-Mail Automation Header

E-Mail-Flut im Kundenservice

Jeden Tag erreichen den Kundenservice unzählige E-Mails zu den unterschiedlichsten Themen - viele davon sind wiederkehrende Anfragen. Diese manuelle Bearbeitung bindet wertvolle Kapazitäten und führt oft zu langen Wartezeiten für die Kunden. Das kostet nicht nur viel Zeit und Geld, sondern auch Nerven, da Mitarbeiter in der Flut einfacher Anfragen untergehen.

Hohe Last auf Ihrem Team

Gestiegene Kundenerwartungen und ein stetiger Strom an wiederkehrenden Anfragen führen zu langen Warteschlangen, steigenden Personalkosten und einer Überlastung des Teams.

Hohe Last auf Ihrem Service-Team

Fachkräftemangel

Durch die schwierige Personalsuche müssen bestehende Mitarbeitende Lücken kompensieren, was die Servicequalität gefährdet.

Fachkräftemangel

Hohe Investition & Know-How

Viele AI-Lösungen wirken überdimensioniert, teuer und komplex, was zu Unklarheit führt, wie sich der Start in die Automatisierung kosteneffizient meistern lässt.

Hohe Investition & Know-How

Intelligente E-Mail Automatisierung mit BOTfriends X

Mit der E-Mail Automatisierung in BOTfriends X gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Unsere Plattform bearbeitet eingehende E-Mails automatisch und beantwortet sie bei Bedarf direkt. So können Sie Standardanfragen sofort und präzise abarbeiten lassen, während sich Ihr Team auf die komplexen und individuellen Anliegen konzentriert. Das entlastet nicht nur Ihren Kundenservice, sondern steigert auch die Effizienz und die Kundenzufriedenheit.

Unsere Features machen es möglich

Die Leistungsfähigkeit unserer Plattform BOTfriends X liegt in der Kombination aus flexibler AI und benutzerfreundlichen Workflows. Wir stellen Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um nicht nur E-Mails zu automatisieren, sondern ganze Prozesse intelligent zu gestalten. Sie erhalten die volle Kontrolle über die Verarbeitung und können die Lösung exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Volle Kontrolle über die Automatisierung

Sie entscheiden selbst, wie die Automatisierung ablaufen soll und wie frei die KI agieren darf. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die Kundenkommunikation und können das System flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

  • AI Assist für Ihre Agents: Unsere KI kann entweder vollständige Antwortentwürfe erstellen, die Ihre Mitarbeiter nur noch finalisieren müssen.
  • Vollautomatische E-Mail-Beantwortung: Mithilfe von integriertem Wissen und Systemanbindungen beantwortet die KI E-Mails direkt vollautomatisch.
Jetzt mehr über die flexiblen Optionen erfahren
AI Knowledge Base
BOTfriends AI Workflow

Smarte AI Workflows

Unsere AI Workflows ermöglichen es Ihnen, Prozesse individuell zu gestalten. Dabei stehen Ihnen unterschiedlichste Funktionen und Tools zur Verfügung, welche je nach Anwendungsfall kombiniert werden können.


  • Datenextraktion und Bereinigung: Die KI kann Daten aus E-Mails extrahieren und bereinigen.
  • Systemabfragen: Durch die Anbindung externen Schnitten können Daten und Informationen automatisiert abgefragt oder eingetragen werden.
  • Flexible Bausteine: Kombinieren Sie KI-Funktionen, Datenabfragen, Schnittstellen und personalisierte Antworten frei nach Ihren Vorstellungen.
AI Workflows kennenlernen

Müheloses Setup

Unser Plattform macht den Einstieg in die E-Mail-Automatisierung unkompliziert und einfach. Um den AI Workflow zu starten, müssen Sie Ihre E-Mails lediglich an eine von uns bereitgestellte Adresse weiterleiten.

  • Intuitive Steuerung: Modellieren Sie Ihre Arbeitsabläufe anschaulich in unserem No-Code Editor.
  • Intelligente Automatisierung: Für noch mehr Einfachheit gibt es den Agentic Dialog, bei dem ein AI-Agent eigenständig Ihre Anweisungen per Prompt ausführt.
Jetzt E-Mail Automatisierung starten
Mail Automation Setup

So flexibel sind die Use Cases

Entdecken Sie anhand konkreter Beispiele, wie vielseitig unsere Lösung ist und wie Sie mit E-Mail-Automatisierung unterschiedlichste Geschäftsprozesse optimieren können.

Routing

Eingehende Daten

Das System nimmt Daten entgegen, die per Mail eingesendet werden, wie Zählerstände enthalten, extrahiert diese automatisch und überträgt sie in eine Datenbank oder ein Kundensystem. Sind die Daten fehlerhaft oder unvollständig, fragt das System automatisiert beim Kunden nach.

Dokument

Angeforderte Daten/Dokumente

Basierend auf der E-Mail-Anfrage eines Kunden identifiziert das System das gewünschte Dokument oder die benötigten Daten und versendet diese automatisch als Anhang in einer Antwort-E-Mail.

FAQs

FAQs beantworten

Eingehende Kundenanfragen werden nach häufig gestellten Fragen gescannt, und das System antwortet automatisiert mit relevanten Informationen oder Links zu den passenden FAQ-Artikeln.

Weiterleitung

Eskalationsmanagement

Anhand von Schlüsselwörtern oder der Absender-E-Mail-Adresse leitet die Automatisierung eine eingehende Nachricht an die zuständige Fachabteilung weiter und benachrichtigt gegebenenfalls eine höhere Instanz bei kritischen Anfragen.

Support Ticket

Support Tickets erstellen

Das System erfasst jede neue E-Mail mit einer Support-Anfrage, wandelt sie in ein Support-Ticket um und ordnet es der richtigen Kategorie und einem Mitarbeiter zu.

Lead Generierung

Lead-Kategorisierung

Eingehende Anfragen von potenziellen Kunden werden automatisch analysiert, um den Lead-Status (z. B. Hot, Cold, Qualifiziert) zu bestimmen und die Informationen für den Vertrieb aufzubereiten.

Bewerber

Bewerbungsmanagement

Das automatisierte System bestätigt den Eingang einer Bewerbung, klassifiziert sie basierend auf vordefinierten Kriterien und versendet bei Bedarf standardisierte Absagen oder Einladungen zu weiteren Schritten.

★ ★ ★ ★ ★
Wir lösen viele technische Anfragen über unsere Produkte. Weiterhin spielen wir für viele technische Probleme Zeichnungen und Bilder aus, welche zum besseren Verständnis beitragen.
Mario – Grauthoff
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Der Chatbot unterstützt sowohl uns als auch unsere Kunden. So können sich unsere Service-Agenten auf die wirklich kniffligen Themen konzentrieren, während der Kunde durch den Chatbot schnell und unkompliziert die Infos bekommt, die er braucht.
Neele – vTours GmbH
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Dankt der Echtzeit-Spracherkennung können wir unseren Kunden mit Migrationshintergrund ein intuitiv zu bedienendes System zur Informationsbeschaffung und Interaktion mit der Verwaltung an die Hand geben.
Lars – Stadt Krefeld
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Wir bieten dadurch 24/7 Erreichbarkeit und die meisten Fragen und Problemstellungen können dadurch schon beantwortet bzw. gelöst werden. Das entlastet natürlich auch interne Abteilungen.
Martin – Austrian Anadai Bank
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Der Kundensupport war wirklich sehr gut, man hatte jederzeit einen Ansprechpartner, der einen zur Verfügung stand bei jeglichen Anliegen. Es wurde individuell auf unseren Use Case eingegangen und die Möglichkeiten besprochen, welche botfriends uns anbieten konnte.
Federica – KMK Kinderzimmer
★ ★ ★ ★ ★
Es war von Anfang an eine super Zusammenarbeit. Das Team von Botfriends ist super kompetent und jederzeit ansprechbar, wenn man Hilfe benötigt. Auch die Plattform selber ist super intuitiv und hat mega viel zu bieten.
Nina – BLACKROLL AG
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Dank BOTfriends konnten einfache Anliegen unserer Kundinnen und Kunden automatisch beantwortet werden, ohne dass wir eingreifen mussten. Das hat uns in unserer täglichen Community Management Arbeit viel Zeit gespart.
Carolin – GEMA
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Die Zusammenarbeit mit Botfriends ist wirklich beeindruckend, da sie durch ihre hohe Reaktionsgeschwindigkeit stets überzeugen. Es macht großen Spaß, mit einem Team zu arbeiten, das so engagiert und effizient ist.
Laura – Stadtwerke Karlsruhe
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Es war von Anfang an eine super Zusammenarbeit. Das Team von Botfriends ist super kompetent und jederzeit ansprechbar, wenn man Hilfe benötigt. Auch die Plattform selber ist super intuitiv und hat mega viel zu bieten.
Nina – BLACKROLL AG
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Der Voice/Chatbot integriert generative KI, was für natürliche und kontextbezogene Gespräche sorgt, Viel besser als andere Systeme, in dem die Anrufer nur Tasten drücken oder Stichwörter sagen können. Der Bot beantwortet nicht nur Fragen, sondern schlägt auch proaktiv Lösungen vor.
Bernd – Mrohs
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Im Vergleich zu Anderen im Ausschreibungsprozess, konnte BOTFriends aufgrund der schnellen Unterstützung rausstechen. Schnelle Antwortzeiten und akkurates Experten-Verständnis für den Use-Case haben schnelle Live-Test-Demos ermöglicht.
Hagen – Tchibo Coffee Service Team
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Das Dashboard ist verständlich und gut zu bedienen. Bei Bedienungsfehler können Vorgängerversionen geladen werden. Bei Bedarf steht das Botfriends Team immer mit Rat und Tat beiseite.
Henry

Ihr Strategiegespräch mit AI Chatbot Experten

Möchten Sie erfahren, wie unsere innovativen Conversational AI Lösungen und Chatbots Ihre Kundenkommunikation revolutionieren können? Füllen Sie unser Kontaktformular aus und wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Ziele erreichen.

BOTfriends Kontakt
  • Konkrete KI-Handlungsempfehlungen für Ihren Bereich
  • Auskunft über erforderliche interne Ressourcen & Kosten
  • Unverbindlich & Kompetent
  • Einfache Integration in Ihre Systeme (z.B.: SAP)

Häufig gestellte Fragen

Was genau ist E-Mail-Automatisierung mit BOTfriends X?

Die E-Mail-Automatisierung mit BOTfriends X ist eine intelligente Lösung, die eingehende Kundennachrichten automatisch analysiert, klassifiziert und bearbeitet. Unsere Plattform entlastet Ihren Kundenservice, indem sie repetitive Anfragen selbstständig beantwortet oder Antwortvorschläge für Ihre Mitarbeiter erstellt, damit sie sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.

Wie werden die E-Mails durch die KI verarbeitet?

Unsere AI-Workflows ermöglichen eine nahtlose Verarbeitung: Die KI extrahiert relevante Daten aus den E-Mails, wie zum Beispiel Kundennummern oder Produktnamen, und reichert die Informationen bei Bedarf mit Daten aus externen Systemen (z.B. CRM) an. Basierend darauf kann die KI entweder eine Antwort generieren oder den Vorgang an den passenden Mitarbeiter weiterleiten.

Wie flexibel ist die E-Mail-Automatisierung anpassbar?

Die Flexibilität unserer Lösung ist ein zentraler Vorteil. Sie können entscheiden, ob die KI nur unterstützend arbeitet, indem sie Antwortvorlagen erstellt, oder ob sie bestimmte Anfragen komplett automatisiert beantwortet. Die AI-Workflows lassen sich exakt an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Kommunikationsrichtlinien anpassen.

Welche Vorteile bringt die E-Mail-Automatisierung für Unternehmen?

Der Einsatz unserer E-Mail-Automatisierung führt zu einer deutlichen Kostensenkung und Effizienzsteigerung im Kundenservice. Ihre Mitarbeiter werden von Routineaufgaben befreit, was die Bearbeitungszeit pro Anfrage reduziert. Gleichzeitig erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit durch schnellere und konsistentere Antworten rund um die Uhr.

Ist die Einrichtung der E-Mail-Automatisierung kompliziert?

Nein, das Setup ist denkbar einfach. Um mit der Automatisierung zu beginnen, müssen Sie lediglich Ihre eingehenden E-Mails an eine bereitgestellte Adresse weiterleiten. Dadurch integrieren Sie die BOTfriends-Plattform nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur und können ohne hohe Einstiegshürden sofort von den Vorteilen profitieren.