Wie Chatbots die Lieferant:innenkommunikation vereinfachen

Einkaufende erhalten von ihren Lieferant:innen oft Anfragen zu Bestellungen und Rechnungen. Laut einer Studie verbringen Mitarbeitende bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung dieser Lieferant:innenanfragen (Esker).

Viele dieser Anfragen sind jedoch Standardfragen, die leicht automatisiert werden können. So könnten Unternehmen ihre Mitarbeitenden entlasten und ihnen mehr Zeit für die Bearbeitung von komplexeren Aufgaben geben.

Chatbots sind die ideale Lösung um die Bearbeitung von Standardanfragen zu automatisieren. Sie antworten nicht nur rund um die Uhr in Echtzeit, sondern können auch systemübergreifend auf Daten und Informationen zugreifen. Diese werden dann im Chat den Nutzenden zur Verfügung gestellt.  Dabei kann das Unternehmen natürlich selbst entscheiden, auf welche Informationen der Chatbot zugreift und welche er weitergibt.

Wenn Unternehmen ihren Lieferant:innen nun einen Chatbot als zentralen Ansprechpartner zur Verfügung stellen, können sie die Anzahl der Anfragen, die die Mitarbeitenden bearbeiten müssen, stark reduzieren. Gleichzeitig können sie ihren Lieferant:innen Informationen schneller zur Verfügung stellen. So können Einkaufsprozesse schlanker und effizienter gestaltet werden.

Einkäufer können einen Chatbot nutzen, um Informationen und Angebote von Lieferant:innen einzuholen. Hierfür bekommen Lieferant:innen eine Angebotsanfrage mit einem Link. Über den Link erhalten sie  Zugang zu dem Chatbot.  Der Chatbot fragt dann im Gespräch die notwendigen Informationen ab und hinterlegt diese im System.

Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die notwendigen Informationen den Mitarbeitern direkt in digitalisierter Form in der Firmendatenbank vorliegen. Es ist nicht mehr nötig eine E – Mail zu öffnen, die angehängte Pdf herunterzuladen und die Daten manuell im System einzutragen. 

Chatbots können auch eingesetzt werden um Angebote und Preise zu verhandeln. Wie das genau funktioniert, können Sie in unserem White Paper “How to use Chatbots in Procurement” nachlesen.

Wenn Lieferant:innen zu den Bestellungen Fragen haben, können sie diese auch an den Chatbot richten. Sollte der Chatbot eine Frage nicht beantworten können, kann der Nutzer oder die Nutzerin über ein Human Handover an einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin weitergeleitet werden.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung kostet viel Zeit. Mit einem Chatbot können Rechnungen angenommen und dann mit Hilfe von Optical Character Recognition – Technologie und Robotic Processing Automation – Prozessen automatisiert in das System eingepflegt und abgewickelt werden.

Für Lieferant:innen ist es natürlich wichtig zu wissen, wann sie die Bezahlung für ihre Lieferung erhalten. Um die Mitarbeiter:innen des Einkaufs von häufigen Rückfragen zu entlasten, kann ein Chatbot eingesetzt werden, der den Lieferant:innen Auskunft über den Bestell- und Rechnungsstatus erteilt.

Der Einsatz von Chatbots reduziert die Anzahl der Anfragen, die die Mitarbeitenden des Einkaufs persönlich abarbeiten müssen und gibt ihnen dadurch die Möglichkeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Sie haben dadurch auch mehr Zeit Angelegenheiten, bei denen mehr Fingerspitzengefühl und Soft Skills gefragt sind, im persönlichen Gespräch mit den Lieferant:innen anzusprechen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass manuelle Übertragungsfehler wegfallen. Rückmeldungen aus der Interaktion des Chatbots mit den Lieferant:innen können direkt wieder ins System zurückgespeist werden. Hierdurch können die Mitarbeiter:innen jederzeit auf aktualisierte Informationen zugreifen.

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Chatbot im Einkauf eingesetzt werden können, dann holen Sie sich unser Whitepaper “How to use Chatbots in Procurement”