„81,9 % der Einkäufer:innen halten den Einsatz von E-Tools in der Beschaffung für notwendig. Aber nur 30 % der Einkaufsabteilungen nutzen diese auch aktiv.“ (Beschaffungsbarometer 2020)

Woher kommt diese Diskrepanz? Und wie können Unternehmen profitieren, wenn sie die Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen konsequent umsetzen?

 

In diesem Leitfaden wollen wir genauer beleuchten,

  • wie der Einkauf von der Digitalisierung und Automatisierung profitieren kann
  • wie es um die Digitalisierung im Einkauf steht
  • was die Einführung behindert
  • welche Möglichkeiten es bei der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen gibt

 

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Woher kommt diese Diskrepanz? Und wie können Unternehmen profitieren, wenn sie die Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen konsequent umsetzen?

 

In diesem Leitfaden wollen wir genauer beleuchten,

  • wie der Einkauf von der Digitalisierung und Automatisierung profitieren kann
  • wie es um die Digitalisierung im Einkauf steht
  • was die Einführung behindert
  • welche Möglichkeiten es bei der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen gibt

Was ist Beschaffung 4.0?

Was ist Beschaffung 4.0?

Welche Vorteile bieten digitalisierte und automatisierte Beschaffungsprozesse dem Einkauf?

Durch eine konsequente Digitalisierung können Beschaffungsprozesse standardisiert und beschleunigt werden. Hierdurch werden der Aufwand für Einkäufer:innen und die Prozesskosten für Unternehmen enorm reduziert. Laut einer Studie der HTWK Leipzig können Einkäufer:innen bis zu 53 min bei der Abwicklung einer internen Bestellung durch den Einsatz von E-Tools einsparen.

Minuten weniger Arbeitszeit bei einer internen Bestellung durch Digitalisierung (HTWK Leipzig)

Zudem steigt die Transparenz in der Beschaffung durch ganz einheitliche oder funktionsübergreifende Lösungen: Vom Anlegen einer Bestellung bis hin zur Zahlungsabwicklung können alle Abläufe im Blick behalten werden. 

Die an verschiedenen Punkten der Prozesse gewonnen Informationen liegen direkt in digitalisierter Form vor. So können nicht nur Eingabe-  und Übertragungsfehler reduziert werden. Es ist für den Einkauf auch leichter, saubere und umfassende Daten für Entscheidungen heranzuziehen.

Die Digitalisierung ist auch die Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen und Kommunikation. Für den Einsatz von RPA und virtuellen KI-Assistenten müssen Daten digitalisiert vorliegen und Schnittstellen (APIs) verfügbar sein. 

Durch automatisierte Prozesse in der Beschaffung können Mitarbeiter:innen enorm entlastet werden. 

Je nachdem, welchen Grad der Automatisierung die Unternehmen wählen, müssen Prozesse wie das Einholen von Angeboten von Mitarbeiter:innen nur noch ausgelöst werden oder laufen komplett autonom ab. Repetitive Fragen – wie zum Beispiel Rückfragen der Lieferant:innen zum Rechnungsstatus  – können ebenso automatisiert beantwortet werden.

So gewinnen Einkäufer:innen freie Zeit, die sie für anspruchsvollere Themen verwenden können, wie zum Beispiel strategische Aspekte oder Verhandlungen.

Durch Automatisierung und Digitalisierung können aber auch direkt Einsparpotenziale realisiert werden: Mit Verhandlungsbots ist es zum Beispiel möglich Tail Spend Angebote automatisiert zu verhandeln und durch Guided Buying kann Maverick Buying eingedämmt werden.

Was ist der Status Quo in der Beschaffung?

Was ist der Status Quo in der Beschaffung?

Wie weit sind die Einkaufsabteilungen mit der Digitalisierung?

Für das BME Barometer “Elektronische Beschaffung” wurden Unternehmen im deutschsprachigen Raum zu dem Stand der Digitalisierung in ihren Einkaufsabteilungen befragt.

Bei der Frage, ob der Einsatz von elektronischen Tools notwendig ist, sind die Befragten sich einig. Im Durchschnitt sind 81,9 % der Befragten für den Einsatz von E-Tools. 

Aber nicht alle Unternehmen, die die Notwendigkeit erkannt haben, haben den Einsatz von E-Tools in ihrem Unternehmen auch bereits umgesetzt. 

Nur bei durchschnittlich 48 % sind E-Tools für den Einkauf bereits vorhanden. 52 % der Unternehmen denken noch über die Nutzung solcher Tools nach oder planen noch deren Einführung.

Interessant ist vor allem eine Angabe in der obigen Grafik: Der Anteil der Unternehmen, bei denen E-Tools eingeführt wurden, die jedoch kaum oder gar nicht genutzt werden. 

Durchschnittlich 13 % der Unternehmen haben in neue Technologien investiert, den Aufwand betrieben, sie im Unternehmen einzuführen und in die vorhandenen Prozesse zu integrieren, um diese dann ungenutzt zu lassen.

Durchschnittlich 13 % der Unternehmen haben in neue Technologien investiert, um diese dann ungenutzt zu lassen.

Und auch bei den Unternehmen, die die E-Tools aktiv nutzen, fällt die Intensität der Nutzung sehr unterschiedlich aus:

Nur durchschnittlich 23,41 % der Unternehmen arbeiten in den verschiedenen Bereichen der Beschaffung komplett digital. Und auch hier gibt es eine große Diskrepanz zwischen der gewünschten Nutzungsintensität und der tatsächlichen Nutzung. 

So möchten beispielsweise 71,4 % der Unternehmen ihre Source-to-Contract Aktivitäten „ausschließlich elektronisch“ oder „elektronisch, mit wenigen Ausnahmen“ handhaben. Dies wurde aber bisher nur von 52,1 % der Unternehmen erreicht.

Woran liegt das?

Warum gibt es gleich zweimal eine solche Diskrepanz zwischen der Anzahl der Unternehmen, die ihren Einkauf digitalisieren und automatisieren möchten und denen, die es tatsächlich schon umgesetzt haben? Und wenn die E-Tools vorhanden sind, warum werden sie dann nicht durchgängig genutzt? 

Was bremst die Digitalisierung in der Beschaffung?

Was bremst die Digitalisierung in der Beschaffung?

Was behindert die Einführung von automatisierten und digitalisierten Prozessen in der Beschaffung?

Die Hinderungsgründe, die gegen eine weitergehende Digitalisierung wirken, sind vielfältig. 

Interne Gründe

Oft sind die technischen Voraussetzungen unzureichend. Eine mangelnde Strukturierung der Daten sorgt auch oft dafür, dass Prozesse nicht digitalisiert und automatisiert werden können.

In anderen Fällen stehen zu hohe Kosten für die Software oder die Dienstleistungen einem zu niedrigen geeigneten Beschaffungsvolumen gegenüber.

Für jeweils ein Drittel sind Bedenken beim Datenschutz und hinderliche Rechtsvorschriften ein Faktor. Dies wird noch dadurch unterstützt, dass 26,1 % nicht davon überzeugt sind, dass sie den Lieferant:innen bei der Geheimhaltung vertrauen können.

Externe Gründe

Hinzu kommt, dass sich beispielsweise bei 31,5 % der Unternehmen die Lieferant:innen geweigert haben, zu kooperieren. Einen möglichen Grund hierfür nennt Prof. Dr. Holger Müller von der HTWK Leipzig:

Die Befragten aus Industrieunternehmen schätzen die jeweilige Relevanz des Einsatzes der E-Tools über nahezu alle Kategorien hinweg höher ein als die Dienstleister:innen.

Faktor Mensch

Wenn Unternehmen den Einkauf digitalisieren wollen, sollten sie den Faktor Mensch auch nicht unterschätzen:

Eine mangelnde Qualifikation (22,2 %) und ein Unverständnis oder Unwissen bezüglich der Chancen von Automatisierung oder Digitalisierung bei den Mitarbeiter:innen (34,8 %) kann Digitalisierungsmaßnahmen nachhaltig ausbremsen. Wenn dann auch keine ausreichende Unterstützung von der Geschäftsführung kommt – was bei 40,9 % der Unternehmen der Fall ist – dann sind Digitalisierungsmaßnahmen oft zum Scheitern verurteilt.

Was bedeutet das für Einkaufsabteilungen?

Was bedeutet das für Einkaufsabteilungen?

Eins ist klar: Die Einkaufsabteilungen sind sich bewusst, dass die Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen notwendig sind. Allerdings hapert es nicht nur  bei der Einführung solcher E-Tools. Selbst wenn diese vorhanden sind, werden sie nicht so intensiv genutzt, wie die Verantwortlichen sich das wünschen. In beiden Fällen liegen hierfür technische, strukturelle, aber auch menschliche Gründe vor.

Wie können Einkäufer:innen nun die für sie richtigen Technologien auswählen und so in ihre bereits vorhandenen Prozesse implementieren, um das volle Potenzial von Beschaffung 4.0 auszuschöpfen?

Zwei Punkte sind hierbei sehr wichtig:

Flexibilität der E-Tools

Der Stand der Digitalisierung ist innerhalb einzelner Unternehmen und zwischen Unternehmen, die miteinander kooperieren, oft sehr unterschiedlich. Es ist also wichtig, Technologien auszuwählen, welche flexibel an bereits bestehende Prozesse und Gegebenheiten angepasst werden können. Zudem sollten sie auch die Möglichkeit bieten, dass externe Nutzer:innen sie auch anwenden können, ohne selber neue Technologien implementieren zu müssen.  So sind Unternehmen nicht darauf angewiesen, dass Geschäftspartner:innen wie zum Beispiel Lieferant:innen auf demselben Stand der Digitalisierung sind.

Nutzerfreundlichkeit

Bei vielen Unternehmen wurden E-Tools bereits eingeführt, jedoch werden sie nicht intensiv genutzt. Ein Grund dafür ist, dass sie oft nicht nutzerfreundlich sind. Daher sollte bei der Auswahl darauf geachtet werden, dass sie leicht und ohne viel Vorkenntnisse genutzt werden können.

Welche Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung gibt es?

Welche Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung gibt es?

Welche Software wird in der Beschaffung für die Digitalisierung und Automatisierung bereits eingesetzt?

Am häufigsten werden bereits digitale Arbeitstools eingesetzt, die zu einer generellen Arbeitserleichterung führen, aber nicht einkaufsspezifisch sind.

Danach folgen Procurement Plattformen und Software für die Analyse und Visualisierung von Daten. Diese werden von immerhin schon jedem dritten Unternehmen eingesetzt. 

Technologien für die Automatisierung und Künstliche Intelligenz werden deutlich seltener eingesetzt. Nur jedes zehnte Unternehmen nutzt Robotik Process Automation.

Das Schlusslicht bilden derzeit noch die virtuellen KI-Assistenten und Chatbots. Diese werden gerade einmal von 4% der Einkaufsabteilungen als ein etabliertes Werkzeug genutzt. 

 

Allerdings trauen sich immer mehr Unternehmen an die neue Technologie heran: 

40% der Einkaufsabteilungen testen gerade Chatbots als Möglichkeit, Mitarbeiter:innen zu entlasten und Prozesse zu automatisieren. 

RPA gehört ebenso zu den Technologien, die derzeit von jedem zweiten Unternehmen getestet werden. Des Weiteren suchen die Abteilungen nach Möglichkeiten, die ihnen zur Verfügung stehenden Daten besser nützen zu können.

 

Um Daten analysieren und für Entscheidungen heranziehen zu können, müssen diese jedoch sauber und digitalisiert vorliegen. Eine Möglichkeit, Informationen von Nutzer:innen anzunehmen und direkt digitalisiert in Systemen zu hinterlegen, sind virtuelle KI-Assistenten.

Virtuelle KI-Assistenten und Chatbots in der Beschaffung

Virtuelle KI-Assistenten und Chatbots in der Beschaffung

Was sind virtuelle KI-Assistenten und wie funktionieren sie?

Virtuelle KI-Assistenten sind Chatbots. Sie können Fragen beantworten, Informationen einholen und Nutzer:innen durch Prozesse führen.

Der Austausch mit dem Chatbot erfolgt in Textform. Die Nutzer:innen schreiben dem Chatbot einen individuellen Text oder klicken auf sogenannte Quick Replies. Bei diesen werden häufige Fragen oder Kategorien von dem Chatbot zur Verfügung gestellt. 

Für die Antwort stehen dem Chatbot Text, Bilder und Videos zur Verfügung. Er kann die Nutzer:innen aber auch über einen Link auf eine Seite einer Homepage weiterleiten.

Woher wissen digitale KI-Assistenten, was die Nutzer:innen von ihnen wollen?

Die Chatbots verarbeiten und analysieren die Eingabe mithilfe von Natural Language Processing Services und maschinellem Lernen. Daher macht es keinen Unterschied, ob Mitarbeiter:innen fragen: “Wann kommt meine Bestellung an?” oder “Wo bleibt meine Bestellung?” Die virtuellen KI-Assistenten erkennen unabhängig von der Formulierung die Absicht der Nutzer:innen und können dementsprechend darauf reagieren.

 

Für die Antworten greifen sie auf Informationen in Datenbanken und anderen Systemen wie SAP oder Procurement Plattformen zurück. Hierfür müssen sie lediglich über Schnittstellen (API) mit den Systemen verbunden werden. 

Über diese Schnittstellen können sie dann auch Informationen und Daten an die Systeme übergeben. So kann zum Beispiel das Lieferanten-Onboarding von einem Chatbot übernommen werden. Die Eingaben der Lieferant:innen werden direkt im System hinterlegt.

Wo können virtuelle KI-Assistenten eingesetzt werden?

Fragen beantworten

Virtuelle KI-Assistenten können Einkäufer:innen enorm entlasten, indem sie ihnen das Beantworten von repetitiven Standardanfragen abnehmen. Sei es Fragen von Mitarbeiter:innen zum Anlegen einer BANF oder Rückfragen von Lieferant:innen zum Rechnungsstatus; ein Chatbot antwortet nicht nur automatisiert, sondern auch in Echtzeit. Hierdurch können Arbeitsprozesse beschleunigt werden, weil Mitarbeiter:innen notwendige Informationen ohne großen Aufwand sofort zur Verfügung gestellt bekommen.

Guided Buying

Richtlinienkonform Bestellungen aufzugeben ist nicht immer leicht. Vor allem für Mitarbeiter:innen aus anderen Fachabteilungen. So passiert es häufig, dass sie Maverick Buying betreiben und am Einkauf vorbei bestellen. Ein virtueller KI-Assistent führt Nutzer:innen in einem Gespräch durch den Bestellvorgang und sorgt dafür, dass alle Vorgaben eingehalten werden. So kann durch Guided Buying der finanzielle Schaden, der durch wilden Einkauf entsteht, reduziert werden.

Genehmigungsprozesse

Wenn die Bestellungen von Mitarbeiter:innen einen gewissen Wert übersteigen, brauchen sie eine Freigabe. Diese kann über den virtuellen Assistenten ganz bequem eingeholt werden. Er erkennt anhand der Höhe der Bestellung, dass eine Freigabe vonnöten ist und kontaktiert eigenständig die zuständige Person. Sobald die Genehmigung vorliegt, initiiert der Chatbot dann automatisch die Bestellung.

Annahme von Dokumenten

Wenn Dokumente wie Rechnungen per E-Mail an Einkaufsabteilungen geschickt werden, fällt für die Mitarbeiter:innen ein enormer manueller Aufwand an. Ein virtueller KI-Assistent kann diese annehmen und mithilfe von RPA auslesen und im System ablegen. Der zeitliche Aufwand wird so maßgeblich reduziert.

Lieferanten-Onboarding

Ein weiterer Use Case für virtuelle KI-Assistenten ist das Onboarding für neue Lieferant:innen. Die relevanten Informationen werden wie in einem Gespräch von dem Chatbot abgefragt. Notwendige Zertifikate können ebenso direkt über den Chatbot hochgeladen werden. Wenn diese nicht direkt zur Verfügung stehen, kann der virtuelle Assistent den Lieferant:innen eine Erinnerung schicken. 

Lieferantenkommunikation

Nicht nur das Onboarding, sondern auch andere Teile der darauf folgenden Kommunikation können von dem Chatbot übernommen werden. Dazu zählen offene Fragen, wie zum Beispiel zu dem Status einer Rechnung, die vom Chatbot beantwortet werden können.

Angebote einholen

Ein virtueller Assistent kann Einkäufer:innen entlasten, indem er das Einholen von Angeboten übernimmt. Hierfür kontaktiert er Lieferant:innen, informiert sie über die gewünschte Lieferung und fragt, ob das Unternehmen hierfür ein Angebot abgeben möchte. 

Preise verhandeln

In vielen Unternehmen werden Tail Spend Angebote nicht verhandelt, da der Aufwand zu groß ist. Mit einem Chatbot kann dies automatisiert geschehen und somit Kosten im indirekten Einkauf eingespart werden.

Jahrespreise nachverhandeln

Es ist ebenso möglich, Jahrespreisverhandlungen mit Lieferant:innen durchzuführen. Dabei handelt der Chatbot die entsprechenden rabattierten Preise für Produkte aus, die für das ganze Jahr gelten sollen. Somit können Kosten für POVs (Purchase Order Volumes) gedrückt werden. 

Fragen beantworten

Virtuelle KI-Assistenten können Einkäufer:innen enorm entlasten, indem sie ihnen das Beantworten von repetitiven Standardanfragen abnehmen. Sei es Fragen von Mitarbeiter:innen zum Anlegen einer BANF oder Rückfragen von Lieferant:innen zum Rechnungsstatus; ein Chatbot antwortet nicht nur automatisiert, sondern auch in Echtzeit. Hierdurch können Arbeitsprozesse beschleunigt werden, weil Mitarbeiter:innen notwendige Informationen ohne großen Aufwand sofort zur Verfügung gestellt bekommen.

Guided Buying

Richtlinienkonform Bestellungen aufzugeben ist nicht immer leicht. Vor allem für Mitarbeiter:innen aus anderen Fachabteilungen. So passiert es häufig, dass sie Maverick Buying betreiben und am Einkauf vorbei bestellen. Ein virtueller KI-Assistent führt Nutzer:innen in einem Gespräch durch den Bestellvorgang und sorgt dafür, dass alle Vorgaben eingehalten werden. So kann durch Guided Buying der finanzielle Schaden, der durch wilden Einkauf entsteht, reduziert werden.

Genehmigungsprozesse

Wenn die Bestellungen von Mitarbeiter:innen einen gewissen Wert übersteigen, brauchen sie eine Freigabe. Diese kann über den virtuellen Assistenten ganz bequem eingeholt werden. Er erkennt anhand der Höhe der Bestellung, dass eine Freigabe vonnöten ist und kontaktiert eigenständig die zuständige Person. Sobald die Genehmigung vorliegt, initiiert der Chatbot dann automatisch die Bestellung.

Annahme von Dokumenten

Wenn Dokumente wie Rechnungen per E-Mail an Einkaufsabteilungen geschickt werden, fällt für die Mitarbeiter:innen ein enormer manueller Aufwand an. Ein virtueller KI-Assistent kann diese annehmen und mithilfe von RPA auslesen und im System ablegen. Der zeitliche Aufwand wird so maßgeblich reduziert.

Lieferanten-Onboarding

Ein weiterer Use Case für virtuelle KI-Assistenten ist das Onboarding für neue Lieferant:innen. Die relevanten Informationen werden wie in einem Gespräch von dem Chatbot abgefragt. Notwendige Zertifikate können ebenso direkt über den Chatbot hochgeladen werden. Wenn diese nicht direkt zur Verfügung stehen, kann der virtuelle Assistent den Lieferant:innen eine Erinnerung schicken. 

Lieferantenkommunikation

Nicht nur das Onboarding, sondern auch andere Teile der darauf folgenden Kommunikation können von dem Chatbot übernommen werden. Dazu zählen offene Fragen, wie zum Beispiel zu dem Status einer Rechnung, die vom Chatbot beantwortet werden können.

Angebote einholen

Ein virtueller Assistent kann Einkäufer:innen entlasten, indem er das Einholen von Angeboten übernimmt. Hierfür kontaktiert er Lieferant:innen, informiert sie über die gewünschte Lieferung und fragt, ob das Unternehmen hierfür ein Angebot abgeben möchte. 

Preise verhandeln

In vielen Unternehmen werden Tail Spend Angebote nicht verhandelt, da der Aufwand zu groß ist. Mit einem Chatbot kann dies automatisiert geschehen und somit Kosten im indirekten Einkauf eingespart werden.

Jahrespreise nachverhandeln

Es ist ebenso möglich, Jahrespreisverhandlungen mit Lieferant:innen durchzuführen. Dabei handelt der Chatbot die entsprechenden rabattierten Preise für Produkte aus, die für das ganze Jahr gelten sollen. Somit können Kosten für POVs (Purchase Order Volumes) gedrückt werden. 

E-Procurement Plattformen

E-Procurement Plattformen

Was für Arten von E-Procurement Plattformen gibt es?

Bei den E-Procurement Plattformen wird zwischen drei verschiedenen Arten unterschieden:

Lieferantensysteme

Lieferantensysteme werden, wie der Name schon sagt, von den Lieferant:innen zur Verfügung gestellt. Da sie natürlich ein Interesse daran haben, dass möglichst viele Abnehmer das System nutzen, bemühen sie sich, die Hard- und Softwareanforderungen für die Nutzer:innen so gering wie möglich zu halten.

Diese Sell-Side-Systeme bergen für Einkaufsabteilungen den großen Nachteil, dass Preisvergleiche nicht direkt auf dem Portal möglich sind, da nur die Produkte eines einzelnen Anbieters präsentiert werden. 

Beschaffersysteme

Bei Beschaffersystemen verfügt ein einzelnes Unternehmen oder mehrere Unternehmen zusammen über so viel Marktmacht, dass sie ein eigenes System anbieten können. Sie legen dann die Prozesse und Rahmenbedingungen fest, nach denen sich die Lieferant:innen richten müssen. Der Vorteil hierbei ist, dass die Prozesse besser an das eigene Unternehmen angepasst werden können. 

Die externen Kataloge der Lieferant:innen können hier beispielsweise über ein Desktop-Purchasing-System in das ERP-System eingepflegt werden. Anschließend können Mitarbeiter:innen ihre Bestellungen über ein Open Catalog Interface oder einen virtuellen KI-Assistenten tätigen.

Elektronischer Marktplatz

Hier wird ein System von einer dritten Partei gestellt, das von Einkäufer:innen und Lieferant:innen gegen eine Gebühr genutzt werden kann. Der Vorteil eines solchen Systems ist, dass Einkaufsabteilungen leicht verschiedene Angebote vergleichen können. 

Die Anbindung an das eigene System erfolgt über standardisierte Schnittstellen.

Was können E-Procurement Plattformen leisten?

Je nach Art und Leistungsumfang können E-Procurement Plattformen papierbasierte Prozesse komplett digitalisiert abbilden. Hierzu gehören das Angebotsmanagement, der Genehmigungsprozess, die Transaktion und das Tracking, sowie abschließend die Zahlung und das Reporting.

Wie können virtuelle KI-Assistenten und E-Procurement Plattformen miteinander kombiniert werden?

Nicht alle E-Procurement Plattformen sind leicht zu bedienen. Manche bieten eine sehr gute Analyse der Ausgaben, haben Genehmigung-Workflows implementiert oder haben ein sehr gutes Lieferantenmanagement – aber das Aufgeben von Bestellungen fällt Mitarbeiter:innen aus anderen Abteilungen zum Beispiel immer noch schwer. 

In solchen Fällen ist es nicht notwendig, komplett auf eine andere Plattform zu wechseln. Stattdessen kann über einen virtuellen Assistenten den Mitarbeiter:innen eine Guided Buying Funktion angeboten werden. So kann das Unternehmen die bereits etablierte Plattform und funktionierende Prozesse behalten.

Das Gleiche gilt, wenn Unternehmen nicht nach einer Komplettlösung suchen. Vielleicht fehlt ihnen nur eine Teillösung, wie zum Beispiel ein Werkzeug für ein effizienteres Lieferanten-Onboarding. Dieses kann komplett über einen virtuellen KI-Assistenten laufen. 

Da Chatbots lediglich eine Schnittstelle brauchen, um angebunden und in ein System integriert zu werden, können sie flexibel als Ergänzung zu bereits vorhandenen E-Procurement Plattformen eingesetzt werden.

Robotic Process Automation

Robotic Process Automation

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Bei RPA wird eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachgeahmt. 

Eine Benutzerschnittstelle ist die Stelle, an der ein Mensch mit einer Maschine, einem Gerät oder einer Software interagiert. Das kann ein Lichtschalter sein oder ein Formular auf einer Website, das ausgefüllt werden muss. 

Wie kann RPA eingesetzt werden?

RPA Bots sind am besten für strukturierte, sich wiederholende und auf Regeln basierende Prozesse und Aufgaben geeignet. Zum Beispiel das Auslesen von Informationen aus einer Rechnung und das Eintragen dieser in das System.

Anwendungsbeispiele sind:

  • Pflege von Daten im ERP- oder CRM-System
  • Versenden von Bestätigungs-E-Mails
  • Ausfüllen von Formularen
  • Auslesen von strukturierten Dokumenten
  • Erstellen von Reports 
  • Kopieren, Einfügen, Verschieben & Strukturieren von Daten

Wie können virtuelle Assistenten und RPA miteinander kombiniert werden?

RPA Bots können nicht direkt mit Menschen interagieren oder auf sie individuell reagieren. 

Wenn eine Firma zum Beispiel den Warenbestand digital erfasst, kann ein RPA Bot Artikel nachbestellen, sobald im System ein bestimmter Wert erreicht wurde. Dies kann zum Beispiel die Anzahl an Artikeln sein, die ein Unternehmen von einem bestimmten Produkt immer vorrätig haben möchte. Wird dieser Wert erreicht, bzw. unterschritten, löst der RPA Bot automatisch eine Bestellung aus.

RPA Bots sind aber nicht dafür geeignet, Mitarbeiter:innen mit Guided Buying durch Bestellprozesse zu führen. Hierfür ist ein virtueller KI-Assistent in Form eines Chatbots oder Voicebots nötig. Dieser fragt die für die Bestellung notwendigen Informationen ab und gibt sie dann an den RPA Bot weiter, damit dieser dann die Bestellung durchführen kann.

Bei diesem Beispiel ist der Chatbot der Einkaufende, der direkt mit den internen Kund:innen kommuniziert, sie berät und ihnen hilft, regelkonform Bestellungen aufzugeben. Und der RPA Bot ist der Kollege im Lager, der das bestellte Teil raussucht und verschickt.

Auf diese Weise können Unternehmen Conversational AI und RPA miteinander kombinieren, um die für sie ideale Lösung zu implementieren.

Ein weiteres Beispiel für die Kombination von Chatbots und RPA sind Verhandlungsbots. Mehr dazu kannst du in unserem Whitepaper hier nachlesen.

Wie kann der Einkauf die Digitalisierung und Automatisierung am besten in Angriff nehmen?

Wie kann der Einkauf die Digitalisierung und Automatisierung am besten in Angriff nehmen?

Vielen Unternehmen erscheint die Digitalisierung und die Automatisierung von Prozessen als eine Mammutaufgabe, bei der sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Zudem empfinden viele die Umsetzung als zusätzliche Aufgabe, die das Tagesgeschäft nur noch erschwert. 

Hier ist es wichtig sich zu verdeutlichen, dass die Digitalisierung nicht um der Digitalisierung willen vollzogen werden sollte. Stattdessen geht es darum, Mitarbeiter:innen die tägliche Arbeit zu erleichtern und Zeit zu sparen. 

Auch wenn das Einführen von Software wie virtuellen KI-Assistenten oder E-Procurement Systemen zunächst Zeit kostet, werden sie langfristig helfen, den Mitarbeiter:innen durch Zeitersparnis den Rücken für anspruchsvolle Aufgaben freizuhalten. 

Digitalisierung und Automatisierung Schritt für Schritt angehen

Einkaufsabteilungen müssen auch nicht alles auf einmal in Angriff nehmen. Stattdessen können auch kleinere Bereiche nach und nach automatisiert und digitalisiert werden.

So kann das Lieferanten-Onboarding von einem Chatbot übernommen werden, ohne dass im Unternehmen erst groß eine Plattform eingeführt werden muss. Das Gleiche gilt für das Einholen von Angeboten über einen virtuellen KI-Assistenten. Hierdurch sparen die Einkäufer:innen sich enorm viel Zeit. Und nachdem dieser Arbeitsschritt automatisiert wurde und der virtuelle Assistent mit diesem einen Use Case etabliert wurde, können nach und nach weitere Use Cases hinzugefügt werden.

Identifikation des Bedarfs und Zielsetzung

Zunächst müssen die dringlichsten Probleme identifiziert werden:

  • Was kostet den Einkäufer:innen zu viel Zeit?
  • Wo werden Prozesse unnötig verlangsamt?
  • Wo werden Einsparpotenziale verschenkt?
  • Wo werden unnötige Kosten verursacht?
  • An welchen Stellen können Fehler verhindert werden?

Auf Basis dieser Fragen können die Prozesse in der Beschaffung betrachtet werden. 

Verlieren die Einkäufer:innen viel Zeit, weil sie konstant repetitive Standardanfragen von internen und externen Kund:innen beantworten müssen? Oder werden Bestellungen mit zu großer Verzögerung aufgegeben, weil Angebote von bestehenden Lieferant:innen manuell eingeholt werden müssen? Welche Teile des Bestellprozesses können automatisiert werden?

Könnte das Unternehmen Kosten sparen, indem Tail Spend Angebote verhandelt werden? Oder könnten die Kosten gesenkt werden, indem Maverick Buying eingedämmt wird?

Wo passieren Fehler, deren Behebung dem Unternehmen teuer zu stehen kommt? Können diese verhindert werden, indem Einkäufer:innen leichter an die notwendigen Informationen kommen können? 

Bei der Auswahl des ersten Use Cases können zwei Leitfragen helfen:

  • Wo können wir schnell die größte Arbeitserleichterung schaffen?
  • Welcher Use Case kann schnell und mit dem geringsten Aufwand umgesetzt werden, sodass die dabei entstandenen Erfahrungswerte für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte genutzt werden können?

Projektumsetzung und Kostenaufwandschätzung

Wie die konkrete Projektumsetzung aussieht, hängt davon ab, ob eine Plattform, RPA oder ein virtueller KI-Assistent eingeführt werden soll.

Bei einem virtuellen KI-Assistenten zum Beispiel muss nach Definition des Use Cases die Zielgruppe und die Art und Weise, wie diese mit dem Chatbot kommunizieren wird, analysiert werden. Basierend darauf wird das Conversation Design entwickelt. 

Darüber hinaus werden die Prozesse, die im Hintergrund ablaufen, betrachtet. Wo muss der Bot angebunden werden, welche Schnittstellen werden gebraucht? All dies muss berücksichtigt werden. Zum einen um ein reibungsloses Setup zu ermöglichen. Zum anderen um eine Kostenaufwandsschätzung zu ermöglichen. 

Die Kosten für einen virtuellen KI-Assistenten variieren, je nachdem, wie viele Anbindungen an andere Systeme notwendig sind oder ob der Chatbot beispielsweise Bestätigungsmails verschicken soll. 

Die Kosten gliedern sich in einmalige Kostenpunkte, wie der Workshop für die Entwicklung des Conversation Designs, und wiederkehrende Kosten, wie zum Beispiel die Plattform Lizenzen.

Digitalisierung und Automatisierung sind kein IT-Projekt

Oft wird die Digitalisierung als etwas angesehen, was von der IT für andere Abteilungen gemacht wird. Damit diese aber erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen die Mitarbeiter:innen der anderen Fachabteilungen abgeholt und von Anfang an involviert werden. Denn nur sie haben das Fachwissen und wissen, wie die Prozesse bei ihnen idealerweise gestaltet werden. Daher sind die Digitalisierung und Automatisierung kein IT-Projekt. Es ist eine gemeinsame Aufgabe. 

Und letztendlich ist die Digitalisierung auch kein Projekt. Es ist ein fortlaufender Prozess, bei dem Werkzeuge in den Arbeitsalltag integriert werden, um die zu befähigen Mitarbeiter:innen die Herausforderungen einer modernen und globalisierten Welt zu meistern.