Warum RPA und Chatbots die ideale Lösung für die Automatisierung von Einkaufsprozessen sind

Einkaufsabteilungen sehen sich immer wieder mit einer großen Frage konfrontiert: Wie können wir die Kosten senken und Prozesse effizienter gestalten? 

Viele Tätigkeiten im Einkauf sind repetitiv und folgen einem klar definierbaren Ablauf. Daher bietet es sich an diese mit Bots zu automatisieren. So können Prozesse effizienter gestaltet und die Mitarbeiter:innen entlastet werden. Nur für welche Art von Bot sollten Einkaufsabteilungen sich entscheiden? Chatbots? RPA Bots? Oder ist eine Kombination beider Technologien besser?

In diesem Blog Artikel erfahren Sie:

• Was RPA Bots und Chatbots sind
• Worin die Technologien sich unterscheiden
• Warum sie als Team die ideale Lösung für Einkaufsprozesse sind

Vereinfacht gesagt, ist der Unterschied zwischen Chatbots und RPA Bots, dass Chatbots menschliche Kommunikation und RPA Bots menschliche Handlungen nachahmen.

Ein Chatbot ist eine Technologie, mit der Nutzende mittels natürlicher Sprache kommunizieren können. Dabei können die Nutzer:innen per Texteingabe sich dem Chatbot mitteilen und Fragen stellen. Die Fragen der Nutzenden kann der Chatbot mit Hilfe von Natural Language Processing ( NLP) Services verarbeiten, verstehen und automatisiert beantworten. 

Chatbots sind besonders dafür geeignet Informationen rund um die Uhr schnell bereit zu stellen. So kann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus dem Einkauf zum Beispiel einen Chatbot fragen, wie lange der Vertrag mit bestimmten Lieferant:innen noch läuft.

Bei Robotic Processing Automation werden repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch Bots erlernt und automatisiert ausgeführt. Diese Prozesse folgen festen Regel und Strukturen. So kann zum Beispiel das massenhafte Eintragen von Nummern in Formulare durch RPA Bots automatisiert werden. 

RPA Bots bieten den Vorteil, dass sie die Tätigkeiten rund um die Uhr automatisiert erledigen und im Gegensatz zu Menschen keine Flüchtigkeitsfehler machen oder unkonzentriert werden.

Der Einsatz eines RPA Bots ergibt Sinn, wenn Prozesse automatisiert ohne eine Interaktion mit Menschen abgewickelt werden sollen. Diese Prozesse müssen innerhalb fester Strukturen und regelbasiert ablaufen. Zudem müssen die Daten bereits digitalisiert vorliegen.

Bei einem RPA Bot gibt es kein Chat Element, mit welchem die Nutzer:innen sich mit dem Bot austauschen können. Ein RPA Bot kann auch nicht eigenständig auf Veränderungen reagieren. Er führt den Prozess immer gleich aus.

Ein Chatbot ist hingegen flexibel und nutzer:innenzentriert. Er kann auf das unterschiedliche Verhalten der Nutzenden reagieren und dabei spontan auf die nächste Frage antworten. Der Nutzer oder die Nutzerin ist nicht gezwungen einen bestimmten Prozess immer in derselben Reihenfolge zu durchlaufen. So können Mitarbeiter:innen der Einkaufsabteilung zuerst nach einer Lieferant:innennummer und dann nach der Bestellmenge fragen. Der Chatbot wäre aber auch in der Lage die Fragen zu beantworten, wenn zuerst nach der Bestellmenge und dann erst nach der Lieferant:innennummer gefragt wird.

Zudem besteht bei einem Chatbot die Möglichkeit das Gespräch an echte Mitarbeitende zu übergeben. Diesen Vorgang nennt man Human Handover. Er wird eingeleitet, wenn der Chatbot nicht weiter weiß oder Nutzer:innen um den Kontakt mit einem echten Menschen bittet.

Ihr volles Potenzial können beide Arten von Bots entfalten, wenn sie miteinander kombiniert werden. Hierbei fungiert der Chatbot sozusagen als Front End für den RPA Bot. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen automatisierten Prozess auslösen möchte, beginnt er ein Gespräch mit dem Chatbot. Der Chatbot sammelt alle nötigen Informationen, indem er den Mitarbeitenden Fragen stellt. Diese Informationen werden dann von dem Chatbot an den RPA Bot übermittelt und der automatisierte Prozess wird ausgelöst.

Ein einfaches Beispiel hierfür ist ein Bestellvorgang:

• Ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin möchte Produktionsmaterialien bestellen.
• Er/Sie kontaktiert den Chatbot und teilt ihm mit, dass er eine Bestellung aufgeben möchte.
• Der Chatbot erfragt die notwendigen Informationen wie die Lieferant:innennummer, Stückzahl, etc. und gibt diese an den RPA Bot weiter.
• Der Bestellprozess wird ausgelöst und abgewickelt.
• Im Nachgang kann der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin den Chatbot nutzen, um nach dem aktuellen Stand der Lieferung zu fragen.

Weitere Beispiele, wie Chatbots kombiniert mit RPA im Einkauf eingesetzt werden können, finden Sie in unserem White Paper “How to use Chatbots in Procurement”.